档案整理制度

　档案整理制度

　 根据《企业档案管理规定》、《煤炭工业企业档案分类规则》的要求，为了做好档案整理工作，特制定本制度。

　 第一条

　 档案整理的范围和目的

　 档案整理主要是指档案部门按照一定的原则和方法，对文书或业务部门归档的档案案卷进行分类、排列、编号和编目。同时，还要对一些不符合质量要求的案卷进行必要的加工,以及对收集或接收的零散文件进行立卷整理工作，将其内容与成卷揭示出来，使可接收的案卷进一步系统化、科学化、信息化，符合科学管理的要求。

　 第二条

　整理工作内容

　 对收集的零散文件按照规定和要求进行组卷整理，这里的主要内容是指对档案案卷的整理。

　 1.档案的分类：根据档案的分类方案的各门类和载体，将档案分成一定的类和属类，以保证其本身固有的内在联系和系统性。

　 2.档案编目：是通过一定符号与数字，按照一定符号与数字、一定的格式要求，固定分类整理，揭示档案的内容与成分。

　 第四条

　 整理工作要求

　 1.分类要求

　 分类必须遵循档案的自然形成规律，根据企业职能和形成档案的情况，对不同种类的档案应采取不同的分类方法，在同一层档案的分类中采用的标准应当一致，档案分类层次不宜过多，一般分二、三层即可。

　 2.编制分类方案要求

　 分类方案可用文字或图表形式表明档案的类和属类，方案应类别

　分明、文字简要、符合规范和要求，类和属类之间要能容纳本单位全部档案的内容。上位类定要包含它所属的下位类，各同位之间只能并列、平行、不能交叉重叠。

　 3.档案编号要求

　 档案号包括：全宗号、目录号、案卷号和页（件）号，档案编制的基本原则是：档案号要完整；在同一个档案室内，全宗号不能重复；同一个全宗内，目录号不能重复；同一个案卷目录内，案卷号不能重复；同一个案卷内，页（件）号不能重复。编号力求简明、概括、代字、代号均能表达一定内容。

　 档案号的编制结构采用混合制。档案一级类目统一用汉语拼音字母标识，其他均用阿拉伯数字表示。

　 4.编制目的要求

　 档案人员要按照有关的规定根据需要编制必要的目录、介绍和索引等检索工具，并编制档案资料汇编，为利用者提供便利。