基于在线协作文档提升学业评价效率
刘洋 林倩如
【摘 要】“双减”政策的贯彻落实以及疫情防控常态化形势下线下线上教学的随时切换，对学业评价工作提出了新的要求。本文通过对传统学业评价数据的采集与处理方式进行深入剖析，有针对性地提出基于在线协作文档提升学业评价效率的技术方案。这种信息处理方案既适用于学校教务部门面向全校学生大范围使用，也适用于教师开展小范围个性化评价，具有使用免费、操作简便、适用范围广、协同高效等特点，并在实践检验中取得了一定的效果。
【关键词】在线协作文档;学业评价;效率;技术方案
【中图分类号】G434 【文献标识码】B
【论文编号】1671-7384（2022）05-88-03
在线协作文档的优势
在线协作文档（又称多人协作在线文档）是指可供多人同时或异时浏览、查看、编辑、点评和共享，亦可在云端实时保存的在线文档[1]。腾讯文档作为一款代表性产品，支持在线Word、Excel、收集表等类型，具有强大的分享功能、文档权限设置功能、文档转换功能等，支持多人（可设置阅读和编辑权限）同时查看和编辑，多人协作无需反复收发文件，实时查看协作者的修改内容和修订记录等[2]。可以在电脑、手机、iPad等多种类型终端设备上随时随地查看和修改文档，并且免费使用[3]。
学业评价数据是运用教育测量手段对学生在一定时期内所掌握的知识与能力水平的定量描述[4]。在当前现代信息技术与教育深度融合的背景下，“以事实为依据，用数据说话”日益深入人心。新冠肺炎疫情进入常态化防控阶段，线下线上教学随时切换，对学业评价工作也提出了新的要求。随着“双减”政策的提出，等级制、多元评价的呈现也亟需切实可行的技术手段。面对上述新的形势和要求，传统的学业评价方式的弊端日益凸显，主要体现在以下几个方面。
（1）使用、维护成本高，协作性差。学业评价需要采集、处理全校学生的各项评价数据，然后生成每位学生的学业评价报告。开发一套这样的系统通常需由专业软件公司完成，资金需求多、技术门槛高，且后期需有专人维护。同时，教师在评价过程中“各自为战”，导致管理人员难以实时了解工作进度。
（2）系统难以满足个性化评价需求。传统的学业评价系统通常是一个封闭的平台，采集数据的维度和类型都相对固定。如只能采集国家规定课程的评价数据，不能采集校本课程的评价数据;只能采集数字类型的信息，不能采集文字、图形等类型的评价信息;只能生成固定格式的成绩单，不能生成个性化评价报告等。
（3）数据采集方式受时空和设备局限性大。传统的学业评价系统通常是面向线下教学而开发，依托学校局域网，应用场景大多是教师办公室或信息技术教室，难以满足疫情防控常态化形势下的线上教学和评价的要求。
利用在线协作文档则可以较好地解决以上问题，不仅能够实现多人同时在线录入评价信息，提高工作效率，而且免费使用，无需维护，评价数据实时上传云端，不易丢失，还能够实现多终端随时随地使用，具有较强的灵活性。我们以深圳实验学校（小学部）为试点学校，经过一年半的探索与实践，成功地完成了三个学期的全校学生（4320人次）学业评价工作，积累了一些较为成熟的经验，供大家参考。
方案设计
本方案工作流程按照时间顺序分为数据采集、数据处理、生成报告三个阶段（图1）。其中，数据采集阶段包括前期准备、录入数据的环节;数据处理阶段包括对采集到的数据进行提取、处理等工作。
图1 工作流程
1.数据采集阶段
（1）制作评价数据采集表。评价数据采集表是指面向教师的在线表格，通常以班级为单位，一班一表，内容包含全班学生信息及所有需要采集的评价数据，由执教本班的教师录入相关信息。在采集工作开始之前，需设计好符合学校考评要求的在线采集表：在腾讯文档中新建Excel在线表格，输入“学号”“姓名”等学生信息，“语文”“数学”“英语”等学科信息，并在各学科下根据需要设置该学科的具体采集项目。建议为不同学科设置不同背景色，以便于区分。如需要采集的信息较多，一屏无法全部展示时，可将表格首两行和首两列冻结，有利于教师准确输入各项数据。
2018年，教育部等九部门《关于印发中小学生减负措施的通知》中第七条明确要求取消分数机制，改为等级评价方式，学生学业评价报告上不出现分数、排名。这就需要将分数按照一定的规则转化为等级。此时，可以利用IF公式自动完成分数转等级的工作。例如，需要将学生语文学科的期末考试分数按照“90分以上为A，80～89分为B，60～79分为C，60分以下为D”的规则进行转化，可采取如下操作：在“期末考试分数”后插入“列”，命名该列为“期末考试等级”。选中表格“G3”，输入“=IF（F3="缺考"，"缺考"，IF（F3>=90，"A"，IF（F3>=80，"B"，IF（F3>=60，"C"，"D"））））”，再按Enter键即可将分数转化为对应的等级，最后通过下拉填充的方式即可快速完成本列的成绩转化等级的操作。这样，教师在“期末考试分数”栏输入学生分数后，“期末考试等级”栏即可自动显示对应的等级。
（2）设置保护区。在线协作文档的最大优势是满足多人在线同时录入，但同时也存在误操作的风险。为避免误填或误删数据，有必要为每位教师限定其可编辑的区域，即设置保护区。如仅希望语文成绩由某位语文教师录入，即可首先选中语文成绩区域表格，点击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“保护所选范围”，在弹框中选择“指定人可编辑”，再勾选相应的协作者即可。
若想重新设置保护区的协作者，可点击“文档权限”边栏下方的“全部受保护范围”了解所有保护范围的设置情况，点击“管理权限”即可更改编辑者。需注意的是，保护区尽量不要交叉、重叠，避免后續操作混乱。
（3）发送评价数据采集表。设置好保护区之后即可将数据采集表发送给相关人员进行数据录入。点击文档右上方的“分享”，设置该文档的权限为“仅我分享的好友可编辑”，再选择合适的途径（微信、链接或二维码）将采集表发送给相应教师。教师只需要打开所收到的链接即可进行数据填报，发布者可实时查看填报情况，了解工作进度，必要时可进行修改等操作。录入的数据会实时保存在云端，不用担心忘记保存或断电、断网等突发状况导致数据丢失。
2.数据处理阶段
（1）导出在线数据。待所有评价数据录入完毕后，即可着手对数据进行处理，最终形成学生的个人学业报告。首先，应对录入的数据进行检查，确保数据的完整性和规范性。然后，关闭文档的录入权限或将可编辑权限改为仅可查看。最后，将在线文档数据导出到本地：点击文档右上方的“文档操作”按钮，在下拉栏中选择导出为本地Excel表格。
（2）生成学生学业评价报告。学业评价报告即学生期末成绩单，通常直接发给学生或者粘贴在学生成长手册上。为了便于打印，学业评价报告建议用Word进行设计制作，内容包含学生基本信息及本学期各科的评价情况，大小合适、排版美观即可。该项工作可以与制作在线评价数据采集表同步完成。
将数据采集表（Excel）中的各项评价数据提取到学生个人成绩报告单（Word）是本项工作的关键，该项操作需利用Word中的邮件功能：按顺序打开数据采集表和个人成绩报告，再依次点击Word中的“邮件”—“选择收件人”—“使用现有列表”—“选择已导出的数据采集表”（Excel）—“插入合并域”（与Excel中的各项一一对应）—“完成并合并”—“编辑单个文档”—“从2到总人数+1”（图2）。这样，就实现了把班级数据采集表中的数据提取到学生个人成绩报告单中。
3.生成报告阶段
完成提取数据的操作后，Word默认每页显示一名学生的成绩报告单，如对页面大小无特别要求，可直接在线发送或打印成纸质版发放给学生或班主任。如需每页显示两名学生的学业评价报告，可按如下方式操作：点击Word中的“頁面设置”—“布局”—“节的起始位置”—“接续本页”，这样在节约纸张的同时还可提高打印效率。
经实践检验，本方案可作为开展教学评价的一种切实可行的办法，整个操作过程中所使用到的工具都是教师常用的免费软件，支持多种数据类型，支持多终端操作，操作过程不受时空限制，不仅适用于学校教务部门面向大量学生使用，也适用于教师对小范围学生个性化评价，是引导教师改进评价方法、提高教育教学质量的重要方法和手段。当然，在工作过程中，特别是数据处理阶段，还需要本地Office支持，如果在线协作文档能够进一步丰富功能，尤其是支持跨文档的数据提取操作，将会进一步提高工作效率。
参考文献
梁文霞. 多人协作在线文档在高校英语教学中的应用研究[J]. 外语教育研究，2020，8（4）：
16-22.
林帼瑜. 腾讯文档在教务管理中的应用探究[J]. 计算机产品与流通，2020（9）：
19+68.
史红艳. 腾讯文档助力线上教学[J]. 中小学信息技术教育，2021（Z1）：
136-138.
王彬，郭朝红. 论学业评价数据的解读与使用[J]. 考试研究，2009，5（3）：
13-21.
