基于烟草行业档案管理信息化发展研究

张晓蕾

摘要：烟草行业在我国的经济体系中占有重要的地位，档案是反映、记录烟草企业运营与发展的重要信息资料，其内容以数据、图表、影像、图片、文字等多种形式体现，是烟草企业日常管理、运营以及未来发展等各项工作开展的基础。随着信息化技术的不断推广与革新，在大数据时代背景下，档案管理也需与时俱进，加强其信息化发展，以优化烟草行业档案的处理、保存及应用，挖掘其价值以促进烟草行业持续发展。

关键词：烟草行业;档案管理;信息化发展

引言：

档案所记录的内容非常繁杂，包括人事资料、生产活动、销售情况、日常管理等各种信息，在企业运营、发展中发挥着重要作用。大数据时代，传统的档案管理模式效率低、安全性差、信息利用率小，逐渐无法满足企业发展的需求，而信息技术操作便捷、高效安全、功能多，尤擅数据统计与分析，因此档案的信息化发展是一种必然趋势。在其信息化发展过程中，管理人员需要认识到档案管理中的问题，并结合信息技术优势提出科学的解决措施。

一、煙草行业档案管理问题

（一）缺乏专业人才

很多企业认为档案管理就是简单地将资料进行整理，因此在选择档案管理人员的时候比较随意，对其经验、工作能力等要求不高，甚至有的企业是安排其他岗位的人兼职档案管理工作，这种认知是非常片面的，这种管理更是不可取的。档案管理人员不仅要有专业的工作技能，还需要熟悉烟草行业档案管理相关规定以及国家相关法律法规，要责任心强、安全意识强，综合素质高。但是，目前烟草行业的档案管理人员大多没有经过专业学习，只是进行了临时培训，或者自己自学，因专业能力不足、对档案管理工作缺乏深刻的认知，档案管理员往往缺乏主动性、责任意识及安全意识，且工作效率低、管理质量不高。若是兼职档案管理人员，更是缺乏对这份工作的重视和尊重。档案管理专业人才匮乏，是档案管理工作信息化发展的重要阻碍因素。

（二）管理缺乏规范化、标准化

传统的档案管理中，档案载体多是光盘、照片、磁带以及纸张等，其中以纸质档案最多。在对档案进行分类、整理及归档、调阅等管理中，不仅要消耗大量的时间、人力，占据大面积的空间，而且容易对档案造成损坏，或者丢失。档案管理的信息化发展减少了对人工的依赖，在效率上更高，储存、调阅、归档等也更加便捷。但是，目前烟草行业的信息化档案管理还未完全规范化、标准化，档案管理职责不明、流程不清、要求不严谨，使档案管理难以有序、高效的开展。

（三）缺少信息化基础设施

档案管理的信息化发展过程中，构建安全、稳定、高效、多能的电子档案管理系统是关键，利用电子管理系统，不仅可以实现档案信息的快速储存、检索，还可以对信息进行整合，利用大数据分析来体现烟草公司运营情况，以有效利用数据指导企业发展，与此同时，必须要保证系统的技术性、安全性，这些都需要依靠信息化基础设施来保障。但是，目前的烟草行业在信息化基础设施的建设方面缺少投入力度，软件配置、硬件配置不足，功能性、安全性、稳定性较差，而且电子系统的各版块业务也不能有效的衔接，比较独立、分散，无法构建一个完整的电子档案管理体系，影响了档案管理信息化发展的有效进行。另外，信息化基础设置的不足，另档案信息化建设处于探索阶段难以突破，在数据的获取方面缺乏及时性，在查询方面不够便捷，对数据的利用不足，档案数据库不完善。

二、信息化发展的策略

（一）培养档案管理人才

档案管理的水平如何，这与档案管理人员的素质密不可分。目前，烟草行业缺乏专业的高素质档案管理人才，因此档案管理信息化发展的首先任务，就是在管理队伍的构建方面提高要求、加强培训，以打造专业的、高素质的档案管理队伍。首先，在档案管理的发展历程中，信息化发展是一次创新、一次变革，而很多档案管理人员在思想上、技术上远远没有跟上时代的脚步，对信息化理念、技术的了解不深入、不全面。企业除了结合市场环境积极引进专业人才外，需对现有的档案管理人员进行系统的培训，针对信息技术优势、信息化技能、数据统计分析等组织学习，提升档案管理人员的专业技能。其次，随着档案管理工作的规范化、复杂化，档案管理人员必须要成长为复合型人才，不仅要掌握专业的档案管理、信息化管理相关知识与技术，还需要有娴熟的业务能力，更要熟悉烟草行业相关法律法规以及档案管理条例。对此，企业可以制定激励方案，鼓励档案管理人员积极学习，增强其责任意识、安全意识，提升档案管理人员综合素质。

（二）加强管理的规范化、标准化

烟草行业档案管理的信息化改革能否顺利的进行，其主要决定因素是档案管理工作能否规范化、标准化，如果档案管理人员的职责不明、管理流程混乱、管理要求不严密，必然会严重阻碍信息化发展有效进行。对此，企业要完善档案管理制度，在制度中对档案管理的部门、职责等进行明确，同时对部门内各人员的工作范围、工作标准、工作要求等进行明确，使档案管理工作有章可循、有规可依。其次，企业要设置好各部门、各层级的档案管理系统权限，以保证各部门能够对档案信息进行有效使用的同时，还能够保护好档案信息的安全，并协调好各部门与档案管理部门工作上的配合。再次，档案管理部门在工作划分上，要结合数字化信息技术，对档案的保管与保护工作、利用与开发工作、统计与借阅工作、鉴定与销毁工作的相关流程、管理方法等进行优化，形成规范化、标准化管理体系。另外，对于信息化管理制度的落实情况，烟草企业需要加强审查，及时的发现不足，及时调整，保证制度执行的有效性。

（三）完善信息化基础设施，提高档案利用率

首先，烟草企业在档案管理的信息化建设中，要积极的引入先进的信息化管理设备，并强化信息安全管理，为信息化管理工作的开展奠定良好的条件基础。利用强大的基础设置支持，提高工作效率，并构建流畅、安全的电子档案管理体系，增强系统的整体性。比如，将OA业务系统及办公平台结合，使文档、档案有效对接，以增强档案管理、服务能力，更好的整合档案资源。其次，充分挖掘档案信息的价值。比如，档案中记录着烟草企业各个时期的发展情况，见证着企业的改革，利用档案可以撰写企业的大事记，可以编制企业年鉴，员工通过这些资料能够从更多角度、更多维度以及更多层次来感触企业的发展历程和前辈们的艰辛奋斗，这对传承企业优良传统、增强企业品牌影响力有重要意义。再次，企业可以适当的开放档案管理信息化平台的权限，让员工共享档案资源进行学习、分析，以更多的了解公司发展，并从中挖掘有价值的内容以优化自身的工作。此外，档案管理部门也可以通过整合档案、细分档案等，借助信息化手段将有价值的档案信息以视频、图片等生动的形式展示出来，一方面可以体现信息化技术的价值，一方面可以让档案信息以更丰富的形式为全体员工服务。

三、结束语

烟草行业的档案管理工作至关重要，其会一直伴随企业的日常经营与发展。但是，时代在变，技术在创新，工作的理念与模式在不断改革，如果档案管理工作依然延续传统的、落后的思想及形式，不能够结合时代发展的需求打破束缚、积极创新，便会严重阻碍烟草行业发展。因此，信息化时代背景下，档案管理也需要顺应形势以不断的调整发展策略，结合信息化技术与优势，提升档案管理效率与质量，深入挖掘档案价值，使其更好的为烟草行业的发展服务。

参考文献：

[1]陈嘉慎.新时代背景下大型企业档案管理水平提升点的探讨[J].建筑施工，2020，42（7）：2.

[2]张立春.试论现代信息技术对企业档案管理的影响及对策[J].电子工程学院学报，2020，9（3）：1.

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