实物档案管理探析

王静

一、实物档案管理的现状及问题

（一）实物档案归档意识不强

很多机关、企事业单位在开展档案工作时，对于文书、会计、音像等门类档案都建立了一套比较完善的制度，而对于实物档案却不够重视，严重缺乏实物档案归档意识，实物档案的收集速度和质量远不及其他门类档案。究其原因：一是大部分人对实物档案的重要性并没有详细的了解，甚至还有很多人压根不知道有实物档案的存在，对实物档案的认识不足，不了解实物档案存在的意义，也就没有实物档案的归档意识。二是很多单位没有建立相应的监管机制，造成实物档案保管上的疏忽。三是沟通不及时，信息渠道的传递和交流不够通畅，导致实物档案归档不及时，很多具有较高价值的实物档案没有得到及时收集和充分利用，甚至部分实物档案在管理过程中会出现损坏和丢失。

（二）实物档案的作用体现不足

由于实物档案来源广泛，不同属性的实物档案大小、形状不一，且不同类别的实物档案使用频率也不尽相同，因此很多单位往往采取集中管理方式，将实物档案集中统一存放，管理的部门也相对较为集中，如档案室、办公室、机要室等。这种管理方式虽方便，但也容易导致很多其他部门以及人员压根不知道有实物档案保管部门的存在，使用和展示实物档案的机会较少，从而造成实物档案的利用率远远低于其他档案的利用率。实物档案在宣传教育、弘扬文化等方面的价值未得到充分的体现。

（三）实物档案的保管条件不能满足需要

与纸质档案和电子档案相比，实物档案在存放上对空间容量要求较高，而很多单位在进行实物档案存储和保管时，常常出现库存空间严重不符合实物档案妥善保管需求的情况，从而造成实物档案全部堆放在一起，实物在体积、尺寸和形状等方面存在较大的差异，过度堆积难免出现碰撞、损坏的问题，会破坏实物档案的完整性，大大降低实物档案的价值。

（四）实物档案管理方式手段落后

很多单位对实物档案没有进行科学有序的整理，或者只是简单编个号，而且很多档案管理人员对实物档案的空间管理，包括保管位置的编号等，大部分还停留在手工登记，保管随意性较大。空间不足时，位置未必按照编号顺序摆放，有时会任意腾挪。如有其他部门来借用实物档案时，不能快速地查找到该实物档案存放的确切位置;借用实物档案归还时，不能或者没有将该实物档案进行原位置存放，对实物档案的编号信息也没有及时进行更新，很容易出现编号前后不统一，导致对实物档案查找困难。

二、做好实物档案管理的措施

（一）强化实物档案的收集

1.实物档案的归档范围

实物档案的来源复杂、种类繁多、形式多样，所以应根据实际情况，确定实物档案的收集归档范围。主要包括：本单位的集体或个人在公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等;本单位举办或承办重大活动中形成的凭证性实物，如活动标志、纪念品和宣传品;本单位在公务活动中获赠的各种纪念品;上级领导、知名人士的题词字画等;本单位自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印信（印章、徽标等）;其它有保存价值的实物。

2.實物档案的收集途径

从实际来看，实物档案收集包括以下途径：①正常收集。主要指由本单位各部门形成或其它单位赠送、转送而来的实物档案。②公民捐赠。主要是指由热心公民将自己所掌握的文史资料等实物无偿捐赠给档案馆。③网络征集。即利用互联网建立实物征集信息，并根据广大网民的反馈所收集而来的实物。

3.实物档案的归档要求

一是归档部门。在公务活动中形成、获得或征集到的实物档案应收集齐全、保持整洁、无破损，及时移交本单位档案部门集中统一保存。任何部门和个人不得随意丢弃、损坏、私存或转送他人。二是归档时间。实物档案应当随时归档。如荣誉类、获赠纪念品、礼品字画等收到后立即归档，竞赛比赛作品活动结束后立即归档。由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时留用的，应先将归档实物移交档案管理部门归档登记后再办理借用手续。三是鉴定甄别。档案部门在收集实物档案时，应对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档，对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定，这样才能使收藏和保存的档案能够全面体现出单位的发展历史以及在发展过程中获取的优秀成果，从而实现良好的应用价值。四是附文字说明。实物档案移交时应附相应的文字说明，说明实物的名称、产生的事由、发放者、数量、领取实物的时间、地点、人员等信息，便于档案部门整理和实物利用。五是拍照归档。所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。

（二）明确实物档案的整理办法

1.整理原则

整理实物档案一是要遵循保持实物档案的有机联系、便于保管（分类）和利用的原则;二是要遵循外观整齐一致的原则。

2.整理方法

一是按“件”整理。实物档案应以“件”为单位进行整理。独立存在的单个实物为一件，如奖牌计为一件;成套的实物计为一件，如一套纪念币由8枚纪念币组成，应将这套纪念币计为一件。

二是分类。实物档案一般采用“年度—保管期限”进行分类。同一单位应保持分类方案的一致性和稳定性。实物档案保管期限划分为永久和定期两种，定期分为30年、10年。

三是排序。按保管期限结合时间进行排列。

四是编制档号。档号结构格式为“全宗号-档案门类·年度-保管期限代码-件号”，若要跨年度编通号，档号结构格式为“全宗号-档案门类-保管期限代码-件号”。全宗号为同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号;档案门类由“实物”2位汉语拼音首字母“SW”标识;年度为实物档案形成年度，以4位阿拉伯数字标注，如“2021”;保管期限代码用Y、D30、D10表示;件号是实物排列的顺序号。档号结构格式中件号用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”，标签件号不用“0”补足，直接填写排列顺序号。例如：1348-SW·2021-Y-0001 或1348-SW-Y-0001。

五是粘贴标签。应将归档实物的基本信息制作标签，并粘贴在不影响实物品像的合适位置，一般粘贴在实物的背面或底部，同类实物，粘贴位置要相对统一。标签内容包括归档实物档号、实物名称、产生的事由、责任者（来源）、数量、领取实物的时间、地点、人员等信息。

六是编目。实物档案应依据档号顺序编制目录。实物档案目录应包括档号、题名、责任者、时间、保管期限、件套数量、件数、存放地点、互见号、备注等项目。“档号”按照档号结构格式要求编制。“责任者”指实物档案的形成（制发）单位或个人，如奖牌就填写奖牌的制发单位，书画就填写书画的具体作者，必要时在姓名后加上职务。没有责任者的应当考证，考证出的责任者外加方括号“[ ]”，考证不出的留空。题名应直观地反映出实物的主要特征和内容。奖杯、奖牌、奖状、证书等实物在拟写题名时要写明授奖单位、获奖单位、荣誉称号等，如重庆市教育委员會某同志获得的全市劳动模范的证书，其题名就要拟为：“重庆市人民政府授予XXX同志的2021年度重庆市劳动模范证书”;纪念品、宣传品等实物要在题名中写明活动名称及质地，如全国第八届少数民族运动会制发的纪念章，题名拟为“全国第八届少数民族运动会银质纪念章”。时间指实物档案的形成时间，可以国际标准日期表示法标注年月日，如20010511，或填所属年代，如“中华民国”“20世纪70年代”等，当实物上形成时间未标注且无法考证时，填写“不详”，考证出的时间外加方括号“[ ]”。件套数量和件数，这两项目含义是不同的，“件套数量”指内容与功能上相互关联的独立个体集合，或对立个体本身的数量，而“件数”仅指独立存在的个体或不可拆分的最小个体的数量，如前所述一套纪念币共8枚，其“件套数量”为“1”，“件数”即为“8”。实物档案目录应制作封面，装订成册。实物档案目录封面设置全宗名称、全宗号、年度、保管期限等项目。互见号填写本实物拍照归档的照片档案的档号。备注填写实物需说明的其他情况。

七是存放。由于实物档案的载体形状、大小规格的多样性，不易做到整齐存放，排列整齐，但实物档案还是应尽量装到装具内，这样既能起到保护作用也便于存取。实物档案可根据其形状、大小、载体等采用无酸纸档案盒和其他适宜于不同载体长期保存的装具，兼顾统一性和特殊性。可装入A4档案盒中的实物有：奖章、纪念章、纪念币、证书、锦旗和小于A4幅面的奖牌等。以锦旗的存放方法为例：首先去掉竹杆（或木棒）;然后将锦旗折叠成A4规格，将有字一侧折叠在内，无字一侧折叠在外，注意尽量不要在奖旗上有文字处留有折痕;再将锦旗背面（右上角）贴有“实物档案小标签”的地方露出在面上;其后将折叠好的奖旗装入档案盒中;最后在档案盒脊填盒内所装实物档案的全宗号、门类、保管期限、件号等项。另外如题词、字画等大小不一，可选择数量较多的字画尺寸来订制装具，而体积相对较大的实物档案可特殊处理，装入与其体积相适应的特殊装具内。

（三）加强实物档案的保管

实物档案一般应集中统一保管，在条件允许的情况下可以根据需要建立荣誉室或陈列室，对全部或部分实物档案进行展览陈列，同时应在综合档案室备份实物档案目录。荣誉室、陈列室要安排专人管理，根据不同实物材质做好实物档案的维护工作，确保实物档案保管保护设施到位，定期检查，做好实物档案存放库房、橱柜的清理、除尘等工作，以保证实物档案的完好无损。

（四）拓宽实物档案的利用

首先，应完善实物档案查询、借阅的流程，使实物档案借出可追踪、溯源，切实杜绝档案丢失问题的发生。一般情况下，实物档案不外借，若确需外借要按程序办理审批手续和签字登记。其次，应充分利用信息技术，搭建信息共享平台，从而进一步拓宽实物档案的利用途径。如搭建数字档案馆，用户可利用网络查询各种档案信息。或是利用大数据技术，充分挖掘实物档案的潜在利用价值，并建立相应的利用体系。还可因地制宜对实物档案进行展示，如搭建实物档案展示台，展示走廊等，利用电视广播、多媒体等宣传途径，充分发挥实物档案的历史记忆、文化传承作用。最后，应健全奖惩制度，对捐赠实物档案的行为予以表扬奖励，对造成实物档案丢失、污浊、破损的行为予以严惩。

（五）开展实物档案的数字化

实物类档案应在归档后进行数字化备份，刻录制作成光盘归档，同时在两者之间建立准确的标识关系。实物档案可采用扫描或拍照的方式进行数字化处理。实物档案数字化工作中应记录使用的设备名称、型号，使用的软件程序版本等信息。随着社会信息化的不断发展，实物档案数字化备份应及时进行转换处理，以保障数字化信息的准确性和可识别性。

（六）提升档案管理队伍的业务能力和综合素质

档案管理人员是档案管理工作有序开展的主体，管理队伍的业务能力和综合素质对档案工作的成效有着直接性的影响。作为档案管理工作者需要清楚认识到实物档案的重要性，明确做好实物档案管理工作的意义，强化实物档案的归档意识，同时还需要具备过硬的业务能力和综合素质，有强烈的工作责任感，不断学习和掌握档案相关历史文化知识，强化档案保管保护意识，并严格按照相关制度规定开展档案管理工作，才能保证实物档案管理工作的实际质量。

参考文献：

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