A高校物资采购审计的现状与问题思考
姚彦如
摘要：随着各级政府对高校的投入显著增加，高校的物资采购金额大幅增长。高校物资采购是学校管理的重要环节，直接关系到学校发展的质量。因此，内部审计对物资采购经费的监督作用显得越发重要。笔者从事高校内部审计工作8年多，并于2020年主笔修订了学校的物资采购审计办法，通过阐述A高校物资采购审计的现状和存在的问题，并提出一些相应的对策，为其他高校内部审计工作提供借鉴。
高校物资采购是学校管理的重要环节，直接关系到学校发展的质量。做好物资采购审计工作，对规范资金使用、提高经济效益具有重要意义。
一、A高校物资采购审计的现状
（一）审计范围
A高校的物资采购是指学校以合同方式有偿取得货物、工程和服务的经济行为。学校设有采购中心，下属于后勤校产管理处，负责学校除信息系统等外大部分的物资采购管理。
物资采购审计，是指学校内部审计机构依据国家有关法律法规对学校及所属部门、单位物资采购的真实性、合法性和效益性进行的审查和评价。A高校物资采购审计的范围为单项（个、件）或同类批量采购预算金额在5万元（含）以上的具体某项物资采购的审计。
（二）制度建设方面
根据广东省教育厅2006年发布的《广东省教育系统物资（工程、服务）采购审计办法》，学校2007年制定了物资采购审计办法，是开展物资采购审计工作的基本依据。多年来，采购审计的开展，在保障学校非招标、大额采购方面发挥了积极作用，有利于加强支出监管和提高资金使用效益。
2020年，依据广东省教育系统审计办法等上级有关政策，结合新形势和新要求，对学校物资采购审计办法进行了修订，完善了审计程序和审计内容，并且将学校的物资采购审计分为采购专项审计和采购常规审计两种模式：
1.采购专项审计是有重点、有目的地将某物资采购部门、环节或物资品种纳入年度审计计划，形成特定审计项目，并实施相应审计程序的审计模式。
2.采购常规审计是指对单项（个、件）或同类批量采购预算金额在5万元（含）以上的具体某项物资采购的审计，审计人员参与监督采购的全过程或者部分重要过程，实现物资采购审计的日常化。
新制度的实施，为未来开展物资采购专项审计提供了制度保障，为推进物资采购领域的审计全覆盖提供了可能。
（三）A高校物资采购常规审计流程
目前A高校尚未开展采购专项审计，只开展了采购常规审计。采购常规审计一般不下达审计通知书，审计结束可直接签署审计意见。工作流程为：业务承办部门申请—使用部门确认—业务主管部门、经费归口管理部门审核—内部审计机构审计—业务申请部门分管校领导审批—校长审批。具体程序如下：
1.业务承办部门通过学校OA系统的“采购审计申请”提交申请，说明采购的理由、要求、配置、预算等情况，并上传询价函、3家（含）以上供应商盖章确认的报价资料。经过市场调研（货比三家），选择质优价廉、服务好的供应商，提出拟选择的供应商及理由后，交使用部门确认。
2.经业务主管部门审核和经费归口管理部门落实资金来源后，送达内部审计机构进行审计。
3.内部审计机构核对相关资料是否齐全、有效。对资料不全的暂不受理，相关资料退回业务承办部门，待资料补齐后再行审计。
4.送审资料受理后，内部审计机构应及时进行审计，提出审计意见。经分管业务校领导审批后，呈报校长审批。
（四）近3年物资采购审计完成情况
年份 物资采购审计项目
数量 金额（万元） 审计建议（条）
2018年 31 243.14 7
2019年 45 380.96 30
2020年 42 597.04 39
物资采购审计的开展，在加强支出监管，提高资金使用效益等方面发挥了积极作用。从近3年统计数据可以看出，A高校完成物资采购审計的数量无明显增加，但随着学校的不断发展和高水平大学建设等资金规模扩大，金额逐步加大，审计发现问题和提出的建议相应增加，物资采购审计发挥着更加重要的作用。例如，2019年针对4份科研经费电子商城外采购的审计项目，经向喀斯玛电子商城了解情况，并从信息中心调取后台数据进行分析后，指出了商城运行以来在科研经费管理、商城外采购、结算环节三个方面存在的问题，提出审计建议8条并出具了专门的审计报告报送学校领导，并按校领导要求请有关职能部门整改。根据审计建议，相关职能部门优化了商城外采购的流程，提高了管理水平。
二、物资采购审计存在的问题
（一）审计职能定位不清晰
《审计署关于内部审计工作的规定》中指出内部审计机构和内部审计人员不得参与可能影响独立、客观履行审计职责的工作。目前A高校的采购审计主要停留在采购前的审核把关职能，审计处通过审核询价单、报价单、预算审批等资料，出具审计意见，业务承办部门根据审计意见方能执行接下来的采购程序，一定程度上参与了采购事项的决策，影响了审计的独立性。
（二）审计程序流于形式
按照制度和内部控制的要求，物资采购审计工作应从采购需求、采购过程（包括计划、价格、招标、合同）、采购验收、采购经费管理、采购效益、采购审计后续情况等方面进行全过程审计，但A高校在物资采购审计的实际工作过程中，未能达到全过程审计的要求。学校目前只开展了常规采购审计，未开展专项审计，对采购过程的评价和监督只停留在采购前和采购中，没有涉及采购后的验收、效益等环节。随着高水平大学建设等项目推进，学校比较重视物资的采购，能否完成专项资金的支付率等硬性指标，而对于采购验收完成后，物资设备是否有合理使用、使用效率是否偏低等问题缺乏有效的评价标准和监督管理，导致很多高精尖的科研仪器设备闲置，未发挥出应有的价值。在A高校所开展的常规采购审计中，很大一部分送审的项目是完成采购行为后为了报销时才去补充审计程序，审计程序不能发挥实际作用，耗费了审计时间和精力。
（三）审计方法有限
审计处在常规采购审计时，通常只是审核送审资料，加上所采购的物资具有一定专业性，对于采购的必要性、采购价格的合理性、供应商选择的合理性等难以做出实质性的准确判断，只能在形式上检查是否符合程序要求，缺少有效的信息化审计手段。
三、思考与对策
（一）强化审计独立性，聚焦审计职能
聚焦主业主责，明确内部审计的职能定位，逐步清理、剥离与审计职能无关的采购审核、合同审核等日常业务审核工作，转变工作思路，突出内部审计的监督、评价、建议主责，切实做好本职工作，防止审计程序流于形式，将有限的审计资源集中在重点采购品种、采购环节或部门，探索创新审计形式和审计内容，促使有关上级政策措施和学校制度得到有效贯彻落实，消除采购过程中的监督盲区，充分发挥审计“温度计”“体检表”的职能作用，更好地预防风险，提高学校的管理水平。例如，可以选取试剂耗材、科研设备等特定的采购品种，或者选取重点采购环节、采购部门，开展专项审计，从采购前、采购中、采购后的全过程进行审计，起到全面的评价和监督作用，同时注重审计结果运用，真正发挥审计效用。
（二）加强采购计划审计，提高资金使用效益
物资采购计划审计是对采购计划中所列的物资价格、数量、质量、采购方式的合理性，以及供货商选择的真实性、合理性和有效性等进行的审计。审计人员在进行物资采购审计时，除了审核程序是否合规、资料是否齐全，要关注使用部门的需求是否合理，可以将确实的需求作为物资采购审计的重点，关注采购需求的采购理由是否合理，采购计划依据是否得当，采购申请所要求的技术指标是否明确，有效提高审计监督的有效性，從而促进提高资金使用的效益，从源头避免所采购的物资闲置浪费。
（三）提高信息化水平，增强审计效率
一是建立物资采购审计的信息管理系统，整合学校采购数据信息，以方便审计人员进行搜索和分析。有效利用大数据分析、数据挖掘技术等新兴技术排查潜在的风险和问题，提高物资采购审计的效率和效果。二是对接各相关职能部门的物资采购数据。梳理各物资采购相关部门的关系，确定各部门为审计工作提供的数据类型和数据格式，将各部门的数据接口标准化。三是要努力提升内部审计人员的信息化水平。克服审计人员思维上的惰性和工作上的惯性，提高审计人员对信息化审计重要性的认识，定期组织审计人员参加有关信息化处理、计算机审计等方面的培训，推动传统的审计手段和方式向信息化审计方向转变。
关键词：高校;物资采购审计;内部审计
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