高效准确制作公文
高效准确的制作公文 ——Word 使用技巧
符号说明：【】中的内容为菜单栏中的选项；
『』中的内容为对话框中的选项。
一．
快速 设定符合国标的公文版式 （页面设置）
在 1999 年 12 月 27 日最新发布的《国家行政机关公文格式》中，明确规定公文用纸标准为：
纸型：A4（210mm×297mm）
天头：37mm±1mm 订口：28mm±1mm 版心：156mm×225mm 正文用 3 号仿宋字体 每页 22 行，每行 28 字符
现在我们就一次性快速设定好以上全部设置。
1． 点击菜单栏中【工具】选择【选项】，弹出【选项】对话框。
2． 在【选项】对话框中选择『常规』，在下面会有度量单位的选项，选择“毫米”。见图示 1。
图示 1
3． 点击菜单栏中【文件】选择【页面设置】，弹出【页面设置】对话框。见图示 2。
图示 2
4． 在【页面设置】对话框中选择『页边距』，会有上下左右四个选项。分别设置为 37mm；35mm；28mm；26mm。
5． 在【页面设置】对话框中选择『纸型』，可以选择不同的纸型，依据国标选择 210×297mm的 A4 纸。见图示 3。
图示 3
6． 在【页面设置】对话框中选择『文档网格』，首先点击下方的『字体设置』按钮。弹出【字体】对话框。见图示 4。
图示 4
7． 在【字体】对话框中，可以设定字体为“仿宋”，字号为“三号”。点击『确定』按钮，返回【页面设置】中的『文档网格』。见图示 5。
图示 5
8． 在【页面设置】对话框中选择『文档网格』，选择“指定行网格和字符网格”之后，可以指定每行 28 字符，每页 22 行。见图示 6。
图示 6
至此，完成了符合国家标准的公文页面设置。
二．
眉首、版记中同行分别左右对齐的方法（ 制表位）
）
在 1999 年 12 月 27 日最新发布的《国家行政机关公文格式》中，会遇到很多在同一行中出现左边元素左对齐、右边元素右对齐的状况，而且还有些地方规定左边空一字符、右边空一字符。例如：公文眉首部分的公文份数序号要求在公文左上第一行，而秘密等级和保密期限要求在公文右上第一行，这时就需要奇妙地利用 Word 中制表位的功能。
1． 首先在公文第一行输入公文份数序号以及秘密等级和保密期限。见图示 7。
图示 7
2． 确保光标在第一行，点击菜单栏中【格式】选择【制表位】，弹出【制表位】对话框。见图示 8。
图示 8
3． 在【制表位】对话框中，“制表位位置”处输入 28，对齐方式选择右对齐，点击设置后确定。这时会在标尺上出现一个 28 字符右对齐的制表位。见图示 9。
图示 9
4． 将光标定位在秘密等级和保密期限之前，用键盘上的 Tab（制表）键添加一个制表符，这时会创造，秘密等级和保密期限会在第 28 字符处右对齐。由于在前面我们定义过每行 28 个字符，所以这样就符合国标中规定的秘密等级和保密期限在右上第一行的规定了。见图示 10。
图示 10
用 Tab（制表）键添加的制表符
5． 同样，在制作符合国标的版记部分中的印发机关和印发日期的时候，也要用到制表位。国标中规定，印发机关在最后一行左侧，前空一字符，印发日期在最后一行右侧，后空一字符。首先输入印发机关和印发日期。见图示 11。
图示 11
6． 确保光标在最后一行，点击菜单栏中【格式】选择【制表位】，弹出【制表位】对话框。分别设置 1 字符处左对齐的制表位，以及 27 字符处的右对齐的制表位。见图示 12。
图示 12
7． 分别在印发机关和印发日期之前添加制表符。见图示 13。
图示 13
三．
快速输入特定的符号 （自动更正）
在公文制作当中，时常会遇到输入特定符号的状况。如发文字号的括号使用的是国标规定的六角形括号；在秘密等级和保密期限之间要插入五角星分隔等等。
一般的符号输入，可以通过菜单栏【插入】中【符号】来调出【符号】对话框进行插入。见图示 14。
图示 14
然而，每次输入符号都要调出【符号】对话框是很铺张时间的。在网上使用过聊天工具的人都知道只要输入“：”＋“）”就会出现“”的符号。事实上我们在 Word 中也能实现这样的功能。而且还能自己定制自己的符号快捷键，这就是“自动更正”。
1． 在公文当中插入常用的符号，选中符号后点击菜单栏【工具】中的【自动更正】选项。这时，在【自动更正】对话框中“替换为”处会显示处常用的符号。见图示 15。
图示 15
2． 接着在“替换”处输入自己定义的快捷方式，如一个代号。在例子中是用“（”＋“*”＋“）”来替换常用符号“★”。见图示 16。
图示 16
3． 点击添加后，激活此项自动更正。这时在公文中输入“（”＋“*”＋“）”就会得到“★”。而且，这项自动更正并不是仅仅作用于一个文档，在任何一个文档当中都可以使用这项快捷方式。同样的道理，还可以使用一些特定的缩写来输入大段的文字。例如在“替换”处输入“铁通网运部”，在“替换为”处输入“铁道通信信息有限责任公司网络运营部”。这样就能用输入 5 个字的时间得到公司全称，以提高工作效率。
四．
针对固定机关名称的 高效工作方法 （ 自动图文集）
）
在公文写作中，经常会遇到大量的固定用语。有些固定用语，例如称谓、问候语、结束语等，在 Word 当中已经总结归纳到自动图文集里了。
只要通过点击菜单栏【插入】中【自动图文集】，就可以直接在光标所在点插入 Word里自带的固定用语。见图示 17。
图示 17
当然，在公文写作的时候，大量使用的固定用语可能不是这些 Word 自带的。例如经常进行公文往来的机关的名称。上面介绍过利用特定简称替换全称的方法，但是当需要简称和
全称同时出现在公文当中时，利用自动更正就会出现混乱。这时就需要定义自己的自动图文集。
1． 首先，输入常用的公文特定语，例如主送机关的名称。见图示 18。
图示 18
2． 选中渴望重复使用的文字，点击菜单栏【插入】中【自动图文集】，选择“新建”。弹出“创建自动图文集”的对话框，并且文字已经存在。点击“确定”完成操作。见图示 19。
图示 19
3． 这时，在【插入】【自动图文集】【正文】中可以找到新添加的固定用语。见图示 20。
图示 20
4． “自动图文集”，顾名思义，不但可以添加常用的特定文字，同时也可以添加需要重复利用的特定图片。步骤同上，选中需要添加的图片，点击菜单栏【插入】中【自动图文集】，选择“新建”。弹出“创建自动图文集”的对话框，并且输入图片的文字名称。点击“确定”完成操作。这时，在【插入】【自动图文集】【正文】中就可以插入需要的图片了。见图示 21。
图示 21
五．
指定符合国标的公文编号 在公文的写作中，允许使用符合标准的编号形式。编号形式是一种高效明白的表达方式，通过编号可以明确公文的条理性，使阅读者一目了然轻松获取需要传达的信息。但是，国标
中针对编号的使用有着一些具体的规定。
第一级别编号为“一．”前空两字符，回行顶头。
第二级别编号为“（一）”前空两字符，回行顶头。
第一级别编号为“1．”前空两字符，回行顶头。
第一级别编号为“（1）．”前空两字符，回行顶头。
1． 点击菜单栏【格式】中【项目符号和编号】，调出项目“项目符号和编号”对话框选择『多级符号』。见图示 22。
图示 22
2． 在『多级符号』中点击“自定义”，调出自定义多级符号对话框，选择“高级”。见图示 23。
图示 23
3． 依据国标确定 4 个级别的格式。首先选中级别“1”，选择编号样式为“一，二，三…”，起始编号为“1”，在编号格式处输入“．”编号位置为“左对齐”，对齐位置为“2字符”，文字位置为“0”，高级选项中的编号之后为“不特殊标注”。见图示 23。
4． 依次指定级别 2、3、4 的格式，留意编号样式的选择，以及编号格式处输入的符号。
5． 使用时确保光标在需要编号的内容处，点击菜单栏【格式】中【项目符号和编号】，调出项目“项目符号和编号”对话框选择『多级符号』，选择定义好的多级符号。见图示 24。
图示 24
6． 这时，光标所在段落会采纳定义好的编号格式。当回车时，下一段落自动采纳目前编号格式。如图示 25 所示。如需要变为下一等级编号，可直接用键盘上 Tab 键调整。如需要变为上一等级编号，可用 Shift 键＋Tab 键调整。
图示 25
六．
快速准确的修改公文（查找和替换）
公文写作中，经常会有需要更改的状况发生。例如，在一篇公文中由于习惯问题使用了“中国”字样，但是在代表国家机关的正式公文中应当使用“中华人民共和国”的字样。这时就需要快速并且准确的把公文中的“中国”字样修改为“中华人民共和国”字样。
例如，需要把如图示 26 的文档中“中国”修改为“中华人民共和国”字样。
图示 26
在图示 26 中所示的文档中，总共有 39 页。需要修改的目标数量没有确定，假如一页一页的检查势必要消耗大量的人力和时间。假如利用 Word 中替换的功能就能快速准确的完成这项工作。
1． 点击菜单栏【编辑】中【替换】调出【查找和替换】对话框，选择替换。见图示 27。
图示 27
2． 在查找内容处输入“中国”，替换为处输入“中华人民共和国”，点击全部替换。Word会自动搜寻正文内容将“中国”字样修改为“中华人民共和国”字样。并告知修改目标数量，点击“确定”完成工作。见图示 28。
图示 28
七．
审批意见以及修改留痕的方法（批注和修订）
公文撰写过程中有一个环节是审批签发的过程，这个过程要求公文撰写人员将需要审批的草稿提交给签发人进行审批，签发人在审批过程中会对公文提出一些修改意见，然后再次由撰写人员修改后签发人确认签发。
在这个过程中需要有签发人能在不转变公文内容的状况下提出意见并在公文中显示出来的功能。并且，在撰写人员依据签发人的意见进行修改的时候，应当明确的让签发人知道是怎样进行修改的。这就用到了 Word 中插入批注以及修订的功能。
1． 例如，在图示 29 中的函中，签发人收到草稿时，渴望撰写人在公文中使用网络运行部的全称，而不是缩写“网运部”字样。然而，签发人只是提出修改意见，并不进行具体修改。
图示 29
2． 选中需要提出意见的部分，点击菜单栏【插入】中【批注】，调出“批注编辑区”。然后在“批注编辑区”中输入提示意见。见图示 30。
图示 30
需要提示意见的部分。
3． 点击“批注编辑区”的“关闭”按钮，窗口复原原状。添加批注的部分会有黄色底纹标识，当鼠标悬停在此部分时，会出现批注的内容。这些操作是不会影响最终打印效果的，当打印时是不会在公文中显示批注内容的。见图示 31。当然，当需要了解批注内容的时候，同样可以将批注内容打印出来以供参考，只需在打印时选择打印内容为“批注”就可以了。见图示 32。
图示 31
图示 32
批注编辑区
4． 经过添加批注的草稿还需转回撰写人员进行处理，如例子中需要将“网运部”修改为“网络运营部”。可以通过前面介绍过的“替换”功能实现。这里要介绍的是怎样在撰写人员修改后能够让签发人一目了然的知道修改的内容。用到的是菜单栏【工具】中【修订】的功能。见图示 33。
图示 33
5． 点击【突出显示修订】后，调出【突出显示修订】对话框，见图示 34。其中有三个选项：编辑时标记修订，在屏幕上突出显示修订，在打印出的文档中突出显示修订。在“编辑时标记修订”被选中时修订功能即被激活，也就是说只要“编辑时标记修订”前面的复选框中有“”无论显示不显示修订，文档都是被留痕的。在“编辑时标记修订”选项下面的两个选项分别把握在屏幕上和在打印时修订的显示。
图示 34
6． 点击【突出显示修订】对话框右下方“选项”按钮，调出“修订”对话框。见图示 35。
其中可以定义“插入的文字”，“删除的文字”，“修改过的格式”，“修改过的行”四种修改的标记格式和颜色。在颜色的设定上建议使用“作者”，即依据作者区分颜色，当不同的人进行修改的时候标记颜色会自动更改，使修改过程更加清楚。图示 36 为经过不同撰写人员修改过的文档。
图示 35
图示 36
7． 公文经过修改留痕，再次经签发人审批时，签发人要对留痕的公文进行一些处理。点击菜单栏【工具】中【修订】，选择【接受或拒绝修订】，调出【接受或拒绝修订】对话框。见图示 37。
图示 37
8． 在【接受或拒绝修订】对话框中“批阅”区域内的三个选项分别把握三种显示状态。“突出显示所做修订”为目前显示全部修订信息，“不突出显示所做修订”为目前显示为没有修订标记的修改后状态，“原始状态”为目前显示为没有修订标记的修改前状态。利用两个“查找”按钮，可以快速切换上一处或下一处修订。通过“接受”“拒绝”“全部接受”“全部拒绝”可以接受或拒绝一处或全部修订。
八．
在公文流转过程中保留全部信息（版本和备份）
在公文撰写过程当中，有时需要在不同的流程阶段保留完整的工作信息。在传统的保留纸件的工作方式下，好像更简单实现。只需将不同阶段的纸件保留起来就行了，但是最大的不便之处就是管理起来特殊麻烦，大量的纸件文档让我们管理起来无从下手。假如在使用电子文档时只是...
