公文自动生成管理系统设计与实现
公文自动生成管理系统的设计与实现
摘 要：随着电子政务的快速发展，对公文进行电子化管理成为必须解决的问题。本文首先对系统进行了分析，给出了系统结构和开发手段，然后对关键技术进行了阐述，包括公文的自动生成、数据库的存取操作和基于内容的查询；最后给出了系统运行实例，证明了系统的可行性。
关键词：电子政务 系统结构 公文管理
1.引言
公文是政府、行政机关等各类部门请示汇报、命令下达等工作中的重要部分。目前，传统的公文管理以纸质原件为主，一般存放在档案室。但当公文数目逐渐增多时，公文的查找等管理就存在效率较低等缺点[1]。
本文利用 Delphi 技术和数据库管理技术，设计了一个公文自动管理系统，在不改变用户公文撰写流程的前提下，完成了电子公文的自动生成、归档和查询等主要功能，大大提高了管理和办公的效率。
2.系统设计
系统采用 C/S（Client/Server）两层结构。C/S 模式能够充分发挥客户端 PC 的处理能力，客户端响应速度快。采用 C/S 模式开发的系统扩展性和适应性好，可以方便地实现系统功能的拓展和工作内容的变更[2]。系统开发工具采用 Delphi 7.0，数据库服务器操作系统为 Windows 2003 Server，数据库管理软件为 SQL 2005，实现对公文的数据管理。数据库服务器主要完成公文信息的存储和访问，同时数
据库的维护也在服务器端直接完成。客户端主要是对服务器的数据信息进行显示，形成友好的用户交互界面 ,通过图形界面提供给用户对服务器数据进行编辑、 查询等操作[3]。根据水利工作管理的需要，系统功能包括公文的自动生成、公文存档、公文查询、系统设置四个主要模块（图 1）。
3.关键技术
系统中关键部分的实现主要包括以下内容：
（1）公文的自动生成；（2）公文在数据库中的存取操作；（3）基于内容的公文检索功能。
3.1 公文自动生成功能
公文的自动生成主要是利用各种现有的模板模板自动生成符合要求的各种文档。目前现有的各种模板主要是水政执法管理的各种文件，比如征收水土保持补偿费的通知、水行政处罚告知书等。该功能的实现主要是利用 Delphi 中 OLE 技术来控制 WORD 软件[4]，包括WORD 软件的启动、模板的调用、格式的控制和内容的插入，实现的步骤为：
（1）在 WORD 软件中生成相关公文的模板文件并存储。比如河道采砂管理费通知书可命名保存为 hedaocs.dot。
（2）在 WORD 中对模版文件中需要插入内容的地方设置书签。比如 hedaocs.dot 中有个地方需要插入发文的字号，可在插入的位置设置书签名称为 heddaocswh。
（3）打开模板文件，在书签处插入填写的内容。主要代码如下：
//--------------初始化--------------------
var
wordapp:Variant;
try
wordapp:=GetActiveOleObject("word.Application");
except
wordapp:=CreateOleObject("word.Application");
end;
//-------------------对模板中书签处插入内容-----------------
for I := 1 to wordApp.ActiveDocument.Bookmarks.Count do
begin
ItemIndex := I;
vBookMark := wordApp.ActiveDocument.Bookmarks.Item(ItemIndex);
if LowerCase(vBookMark.Name) = "hedaocsnd" then
begin
vBookMark.Select();
wordApp.Selection.InsertAfter(trim(edit1.text)); // edit1 中的内容为发文的字号
end;
------------------ // 依次使用以上方法对其它书签位
置进行插入操作
end;
3.2 公文在数据库中的存取
系统将公文的主要关键字部分以记录形式保存在数据库中同时，对公文正文部分以二进制数据流的方式存入数据库。这样即有利于公文的浏览和恢复，又有利于公文的查询。公文的正文内容在 SQL 数据库中对应的字段为 BLOB 类型。在 delphi 中对数据流的操作基类是TStream 类，TStream 还有其他的派生类 ,其中最常用的是TFileStream(文件流)、TMemoryStream(内存流)、TblobStream(字段流)。这里使用 TMemoryStream 和 TBlobStream。将公文正文内容存入数据库的主要实现部分如下：
var
MS: TMemoryStream;
str: string;
begin
MS := TMemoryStream.Create;// 生成 TMemoryStream 对象
edit1.text.savetostream(MS); //把 edit1.text 的内容（正文内容）保存到数据流中
str.savetostream(MS)
ADOQuery2.SQL.Add("insert into 公文 values(:str)");
ADOQuery2.parameters.parambyname("str").value.loadfromstream(MS);
------------------
end;
3.3 基于内容的公文查询
通过公文的关键字对公文进行检索，相对来说实现较为简单。有时，当用户只记得公文的大致内容，比如正文中的一些关键词。对于其它一些基本关键字信息已经忘记了，比如标题，发文时间等，这是就需要进行基于内容的查询操作[5]。
首先读取数据库中公文的记录信息，然后使用 Delphi 中的TWordDocument 类打开恢复的公文，调用 TWordDocument 类中Content 的 find.execute ( ) 方法，就可以在文档范围内进行内容查找。在查找的时候还可以通过参数控制实现在查找过程中是否区别大小写、是否使用通配符等。匹配成功以后，结果返回 True，系统为该条记录做好标记，将查询结果进行显示。当数据库中所有的记录都处理完后，所有被标记的记录均为满足条件的结果，即内容中包含指定关键词的公文。
4.结束语
本文使用 Delphi 和 SQL 数据库技术设计，结合 MS word 的相关功能，设计和实现了一个公文自动管理系统，给出了系统的具体结构和实现过程，对关键技术进行了描述。系统的正常运行，证明了该方案是切实可行的。
参考文献：
[1] 单玉刚,张荣茂.面向电子政务的公文管理系统开发与应用[J].小型微型计算机系统 2003(3).
[2] 高岭,林凯,李增智.面向 C/S 和对象 Web 的管理信息系统开发研究[ J ].小型微型计算机系统,2001, 21 (2) :222-225. [3] 赵鑫,吴迪,宋广军.基于 Delphi 的图形化电网管理平台的研究[J].计算机与现代化, 2010,(3):29-30. [4] 董良,高磊,等.深入浅出 Delphi 6[M]. 北京:清华大学出版社,2002.
[5] 杨武.电子公文管理系统设计与实现[J] .电脑知识与技术,2008,4(3):631– 632.
