建材公司公文管理规定
建材公司 公文管理规定 第一章
总
则
第一条
为规范公司公文管理，提高公文处理质量和效率,根据集团公司有关规定，制定本规定。
第二条
综合管理部为公司公文管理的责任部门，负责公文的收发、分类、传递、归档和销毁。
第三条
公文发文须按照草拟、审核、复核、签发、打印、登记、分发的程序进行。
第二章
公文种类及格式
第四条
公文种类 （一）请示：请上级指示和批准，用“请示”； （二）报告：向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”； （三）指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”； （四）布告：对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”； （五）公告：向国内外宣布重大事件，用“公告”； （六）通告：在一定范围内公布应当遵守和周知的事件，用“通告”； （七）批复：答复请示事项，用“批复”； （八）通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”； （九）通报：表扬好人好事，批评错误、传达重要情况以及需要所属各单位指导的事项，用“通报”； （十）决定、决议 对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”； 经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”； （十一）函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”； （十二）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守
执行的，用“会议纪要”。
第三章
发文管理
第五条
公文发文须按照草拟、审核、复核、签发、打印、登记、盖章、分发的程序进行。
第六条
公文的行文格式及要求 （一）公文的行文格式一般包括：标题、公文编号、签发人、主送单位、正文、发文时间、发文单位印章、主题词、抄送（抄报）单位、印发份数、附件； （二）公文的标题应当准确、简单地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号； （三）向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式； （四）发文时间以公司领导签发日期为准，联合行文以最后单位签发的日期为准； （五）公文字号一般包括代号、年号、顺序号；几个单位联名发文，只标明主办单位的公文字号； （六）公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件名称和件数； （七）收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。
第七条
公文纸一般用 A4 型,在左侧装订。“通告”等用纸大小，根据实际需要确定。
第八条
公文的排版格式须符合国家有关公文格式的标准（详见附件）。
第九条
公文须按照内容和主送范围确定相应的起草部门。草拟公文应当做到以下内容：
（一）符合国家的法律、法规和集团公司各项管理制度； （二）内容详实、观点明确、文字精炼、条理清楚、层次分明、标点符号正确； （三）引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间； （四）数字的写法，除文件编号、序号、专用术语、统计数字和百分比必须
用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写； （五）章节序数的写法一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”； （六）年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称； （七）正文内使用非规范化简称，须在第一次出现时，先用全称并注明简称；使用国际组织外文名称或其缩写形式，须在第一次出现时注明准确的中文译名。
第十条
公文的文稿送签前，应由起草部门负责人审核后送公司综合管理部进行复核。复核的重点是：
（一）是否需要行文； （二）是否符合国家法律、法规和集团公司各项管理制度； （三）是否符合当地政府机关的行文要求； （四）与以前发过的公文是否衔接； （五）处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定； （六）文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。
第十一条
复核时如发现不妥之处，须进行修改，属于重要的原则性问题，应退回起草部门修改、改动过大的，要重新抄正。
第十二条
以公司行政、党委名义对外印发文件或涉及公司全局工作或重大部署，须由公司总经理、党委书记签发。
第十三条
公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔、炭素笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。
第十四条
签发后的公文，不得再做任何修改。如确需修改，须重新送签。
第十五条
签发后的公文，发文字号由综合管理部统一编制。
第十六条
签发后的公文，由综合管理部负责打印、校对、盖章、装订、登记和分发。公文印发须做到：
（一）打印文件要美观大方，符合公文排版格式； （二）公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文，一般文件校对一至两次，重要文件应校对三次，上报文件和重要报表应由起草人亲自校对； （三）经校对而未发现的差错，由校对人员负责；校对后，没有改正的差错，由综合管理部负责；
（四）印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。文件需加盖两枚以上印章时，须排列整齐； （五）装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。
第十七条
综合管理部须对所发文件存档，将文件原稿、修改稿、发文签批页连同正文一并存档，个人不得私自保存应存档的文件。
第十八条
公文传递须准确、及时、安全、保密，并有严格缜密的登记手续。
第四章
收文管理
第十九条
收文按照签收、登记、传送、批办、催办、办结的程序进行。
第二十条
政府等有关部门下发的文件、注有密级的简报、资料和平级发来的文件，均由综合管理部统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理；其中需公司在规定的时间内办结的文件，须及时呈送公司领导阅批。
第二十一条
从集团公司自动化办公系统（OA）下载的文件、材料、会议纪要等由综合管理部负责签收、登记、呈阅、分送相关部门办理。
第二十二条
综合管理部收到的有关文、电、函件等应在收文登记簿上详细登记，附上文件传阅单，由综合管理部负责人及时提出拟办意见，报公司领导批示，需两个以上部门办理的，应明确主办部门。
第二十三条
阅件应按顺序送呈公司领导或有关的部门领导传阅；办件应根据公司领导批示，转有关部门办理。
第二十四条
责任部门收到交办的公文后须及时办理，不得延误、推诿；公文须按要求时限办理，及时反馈。
第二十五条
综合管理部负责公文催办，紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文三天催办一次。
第二十六条
公文办结后，承办单位应将文件及时送交综合管理部，并在公文处理单上注明办理结果；对不属于单位职责范围或不适宜由本单位办理的公文，应迅速退交综合管理部。
第二十七条
所有办结的公文，综合管理部应分类存放，拟合并立卷的公文应存放在一起，以备查询和年终立卷、归档。
第二十八条
秘密公文收发和处理，须严格遵守《国家保密法》和公司《保密制度》。
第五章
公文的归档、使用和销毁
第二十九条
公文须及时整理、立卷、归档。查阅密级公文，须经主管副总经理或总经理批准。
第三十条
公文由综合管理部统一收发、审核、用印、归档、上交和销毁。
第三十一条
车间（部门）工作中形成的有保存价值的公文，图表等资料，须由专人负责收集齐全，分类管理，于次年第一季度末送交公司档案室，经核对整理后归档，车间（部门）不得越期自行留存应该归档的文件。
第三十二条
公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印单位的证明章，并视同正式文件妥善保管。
第三十三条
公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第三十四条
不具备归档和存查价值的公文，经鉴别后，由综合管理部统一销毁。
第三十五条
国家秘密文件按政府发文单位要求上交或销毁；公司秘密公文销毁应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。
第三十六条
员工调离岗位时，须将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、返还。
第三十七条
外出参加会议带回的文件资料，应及时交综合管理部登记办理，根据需要归档。
第六章
罚
则
第三十八条
未按本规定执行或违反本规定的，公司有权对相关责任人给予相应的经济处罚、行政处分，直至追究法律责任。
第七章
附
则
第三十九条
本制度经公司总经理办公会批准，于 XX 年一月一日起施行。
第四十条
本制度由公司总经理办公会负责解释。
附件
：公文排版格式指引
一、公文由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送单位、印发单位和
时间等部分组成。
二、公文中各要素划分为眉首、主体、版记等三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心）以上的各要素统称眉首，置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体，置于主题词以下的各要素统称为版记。
（一）公文眉首 1、公文份数序号：是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标注文件份数序号，可用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。
2、秘密等级和保密期限：如需标注秘密等级，用 3 号黑体字顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用 3号黑体字顶格标识在版心右上角第 1 行，秘密等级和保密期限之间用★隔开。
3、紧急程度：如需标注紧急程度，用 3 号黑体字顶格标识在版心右上角第1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级和紧急程序，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度标识在版心右上角第 2 行。
4、发文单位标识：由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成，发文单位标识上边缘至版心上边缘为 25mm，对于上报的公文，发文标识上边缘至版心上边缘为 80mm，发文单位标识推荐使用小标宋体，用红色标识，字号根据实际情况酌定，但最大不能等于或大于 22mm×15mm。
5、发文字号：发文字号由发文代字、年份和序号组成，发文单位标识下空2 行，用 3 号仿宋体居中排布；年份应标全称，用六角括号“[]”括入，序号不编虚位（即不编 001 号），不加“第”字，发文字号下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。
6、签发人：上报的公文须标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字；签发人用 3 号仿宋体，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体标识签发人姓名。
（二）公文主体 1、公文标题：红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字标识，可分一行或多行居中排布，回行时要做到词义完整，排列对称，间距恰当。
2、主送单位：标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送单位名称后标全角冒号。
3、公文正文：主送单位名称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格，数字、年份不能回行。
4、附件：公文如有附件，在正文下一行左空 2 字用 3 号仿宋体标识“附件”，后标角角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1×××”），附件名称后不加标点符号。
5、成文时间：用汉字将年、月、日标全；“零”写成“O”。
6、公文生效标识：单一发文单位制发的公文不署发文单位名称，只标识成文时间，成文时间右空 4 字，印章居中下压成文时间，印章用红色。当联合行文时，应将成文时间拉开，左右各空 7 字，主办单位印章在前，印章均压成文时间，保证排列整齐，两印章之间不相交或相切，相距不超过 3mm，印章用红色。当公文排版后所剩空白不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
7、附注：公文如有附注，用 3 号仿宋体居左空 2 字加圆括号标识在成文时间下一行。
（三）公文版记 1、主题词：“主题词”用 3 号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3 号小标宋体字，词目之间空 1 字。
2、抄送：公文如有抄送，在主题记号上一行，左空 1 字用 3 号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号，回行时与冒号后的抄送单位对齐，在最后一个抄送单位后标句号。
3、印发单位和印发时间：位于抄送单位之下（无抄送单位位于主题词之下）占 1 行位置，用 3 号仿宋体，印发单位左空 1 字，印发时间右空 1 字，印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
4、版记中的反线：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
5、版记的位置：版记位于公文最后一页，版记中的最后一个要素置于最后一行。
（四）页码 用 4 号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放置一条 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7mm。双页面印刷时，单页码居右空 1 字，
双页码居左空 1 字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
（五）信函格式 发文单位名称上边缘距上页边的距离为 30mm，推荐用小标宋体，字号由发文单位酌定，发文单位全称下 4mm 处为一条武文线（上粗下细），距下页边 20mm处为一条文武线（上细下粗），两线长均为 170mm，每行居中排 28 字，发文单位名称及双线均为红色，两线之间各要素标识方法从本规定相应要素说明。
（六）会议纪要 全文纪要标识由发文单位全称或规范化简称加“会议纪要”组成，其位置同发文单位标识，用红色小标宋体，字号由发文单位酌定，会议纪要不加盖印章。
三、公文用纸及版面尺寸 （一）公文用纸采用 A4 纸，其成品幅面尺寸为 210mm×297mm。
（二）公文页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
（三）公文排版及装订要求：正文用 3 号仿宋体，一般每面排 22 行，每行排 28 字。公文要左侧装订，页码连续。
